Как установить ограничение на редактирование в документах «Word» с возможностью заполнения

Массовое использование персональных компьютерных устройств в ежедневной деятельности пользователей позволило значительно снизить общие трудозатраты на исполнение различных действий, и существенно увеличить конечную производительность пользователей. Любые трудоемкие процессы исполняются компьютерными устройствами гораздо быстрее, и, безусловно, компьютеры не имеют конкуренции в процессах создания, обработки, перемещения и хранения пользовательских материалов. А последующий перевод существующих и создание новых видов информационных материалов в электронно-цифровом формате значительно расширили границы применения компьютеров, практически полностью сконцентрировав обслуживание множества разнообразных процессов только мощностями соответствующих видов компьютерных устройств.

Как установить ограничение на редактирование в документах «Word» с возможностью заполнения

Введение

Виды ежедневного применения компьютеров различны. Они задействованы как для решения и управления сложными производственными процессами, в экономической, финансовой, образовательной, консультационной и коммерческой областях, так и используются в личных целях для общения, игр и развлечений.

Но часто и наиболее полно компьютеры применяются для ведения различных видов учета, официальной и личной переписки, офисного документооборота, создания и хранения деловых текстовых документов, массово распространяемых договоров, электронных таблиц, баз данных, образцов электронной отчетности и других видов файлов.

Для полноценного обслуживания, создания, редактирования и хранения любых видов документов необходимо наличие соответствующего программного обеспечения, способного безошибочно выполнять любые действия, заданные пользователями, и поддерживать исполнения всех процессов на высоком скоростном уровне. Огромной популярностью среди пользователей пользуется офисный пакет прикладных приложений, созданный корпорацией «Microsoft» для различных вариантов операционных систем, в состав которого входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и другими, осуществляется всецелая поддержка скриптов и макросов. Перечень интегрированных в единый пакет программ включает обязательное наличие таких видов как: «Microsoft Word», «Microsoft Excel», «Microsoft PowerPoint», «Microsoft Access» и другие программные приложения.

Деловые документы являются неотъемлемой частью рабочего процесса и могут быть представлены значительным количеством ежедневно используемых вариантов файлов. И чтобы обезопасить готовые виды текстовых материалов (таких как, договора, соглашения, акты и т.д.) и избежать намеренного изменения сторонними пользователями части документа или отдельных элементов, особенно при удаленном способе заполнения, необходимо защитить готовые текстовые формы. К счастью, в приложении «Microsoft Word» присутствует возможность активировать внутренний инструмент, который позволяет ограничить редактирование и препятствует любым изменениям текста в документе, кроме заполнения специально утвержденных форм. И далее в статье мы рассмотрим алгоритм создания элементов заполнения текстового документа и включение режима защиты для ограничения редактирования остального содержимого.

Устанавливаем зоны текстового заполнения и активируем ограничение последующего редактирования документа «Microsoft Word»

Как мы уже упоминали ранее, существуют различные случаи, когда пользователям требуется ограничить или полностью запретить вносить в исходный текстовый документ любые правки и изменения, например, при подписании контракта, соглашения о конфиденциальности, договора о займе или ответственности и т.д. И в каждом варианте, автор документа стремиться подготовить согласованный текст и предоставить противоположной стороне документ для заполнения и подписания, ограничив возможности редактирования основного утвержденного содержимого, оставив лишь в тексте подготовленные пустые поля для заполнения контактной, личной и другой необходимой информации.

В приложении «Microsoft Word», специализирующемся на создании документов различной сложности, удовлетворить пожелания автора документа можно исполнив несколько простых шагов, подробное описание которых представлено далее.

Первоначально необходимо открыть приложение «Microsoft Word» и выбрать исходный текстовый документ, требующий применения данных ограничений. Пакетный офисный текстовый редактор наделен многими встроенными инструментами, которые как активируются изначально при установке программного продукта, так и скрыты в настройках приложения и требуют дополнительных действий по отношению к себе для полноценного функционирования. Базовый набор инструментов содержит только основные панели инструментов, и предоставляет возможность каждому пользователю включить недостающие вкладки отдельно при такой необходимости.

Поэтому, чтобы добавить к текстовому документу некоторые элементы управления и защиты, необходимо включить отображение на ленте инструментов вкладку «Разработчик».

На основной странице приложения «Microsoft Word» нажмите на ленте главного меню вкладку «Файл», расположенную в левом верхнем углу окна, и содержащую доступ к настройкам приложения и навигационным кнопкам управления документами.

Microsoft Word

На новой странице в левой боковой панели в самом низу представленного списка вариантов возможных действий выберите раздел «Параметры».

Microsoft Word

Новое окно «Параметры Word» будет содержать все настройки приложения. В левой панели окна перейдите в раздел «Настроить ленту».

Microsoft Word

После выбора указанного раздела, в правой панели окна будут отображены две колонки, ответственные за настройку отдельных команд, групп и вкладок ленты целиком. Во второй колонке «Настроить ленту» в списке доступных вариантов раздела «Основные вкладки» отыщите вкладку «Разработчик», и установите индикатор выбора («галочку») в соответствующей ячейке. А затем нажмите на кнопку «ОК» для сохранения внесенных изменений.

Microsoft Word

Теперь вкладка «Разработчик» появится на ленте главного меню между вкладками «Вид» и «Справка», и будет содержать все доступные в приложении команды данного раздела.

Microsoft Word

Нажмите на вкладку и отыщите среди доступных групп раздел «Элементы управления», где будут представлены разнообразные параметры настроек, отвечающие за вставку и использование элементов управления форматированного или обычного текста, различных рисунков, коллекции стандартных блоков, флажков, полей раскрывающихся списков, средств выбора даты и ряда других элементов из доступного на компьютере набора.

Microsoft Word

Теперь воспользуемся инструментами вкладки «Разработчик» и создадим заполняемые формы.

В исходном варианте открытого документа мы установим средство выбора даты и несколько расширенных текстовых полей, чтобы подписант соглашения, взятого за основу в нашем примере, мог заполнить только поле даты документа, указать свое полное имя и город подписания соглашения соответственно.

Сперва поместите курсор в область текста, где планируется расположить редактируемое поле указателя даты или просто выделите определенную часть текста, которую собираетесь позволить редактировать.

Microsoft Word

Затем на вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым «выбор даты»», схематически представленную в виде уменьшенного изображения календаря.

Microsoft Word

Выделенное текстовое поле документа мгновенно будет преобразовано в форму, содержащую вложенное окно календаря. Нажмите на стрелку и выберите конкретное число из всплывающей таблицы дат.

Microsoft Word

Теперь перейдем к созданию расширенного редактируемого текстового поля, ответственного за написание полного имени. Выделите курсором новую область документа для создания очередного элемента управления содержимым.

Microsoft Word

Перейдите на вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым «форматированный текст»», выполненную в виде жирных букв «Аа».

Microsoft Word

Мгновенное исполнения команды преобразует поле для ввода любого текста, поддерживающее использование различных форматов (полужирный способ отображения текста, курсив, подчеркивание и т.д.).

Microsoft Word

Аналогичным способом установите элементы управления содержимым в следующей области написания имени.

Microsoft Word

Для других областей документа, не требующих особого формата надписи (например, «город») можно использовать элемент управления, отвечающий за вставку обычного текста. Выделите курсором область написания города.

Microsoft Word

Выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым «обычный текст»» на вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления», изображенную в виде простых букв «Аа».

Microsoft Word

Теперь все заполняемые текстовые разделы и даты представлены в виде соответствующих форм.

Microsoft Word

Отдельно необходимо упомянуть, что автор документа может устанавливать или изменять параметры элементов управления содержимым. У каждого элемента, представленного во вкладке «Разработчик», присутствуют изменяемые параметры, которые можно редактировать и задавать в соответствии с личными предпочтениями или возникающими ситуативными требованиями. Например, для элемента управления «Выбор даты» можно указать различные форматы отображения даты, выбрав подходящий вариант из предложенного списка.

Отметьте в документе созданную форму даты и нажмите во вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» кнопку команды «Свойства».

Microsoft Word

Во всплывающем окне «Свойства элемента управления содержимым» в разделе «Свойства выбора даты» задайте предпочитаемый формат отображения даты и укажите ряд других параметров при необходимости, а затем нажмите на кнопку «ОК» для принятия установленных изменений.

Microsoft Word

Создание редактируемых форм в готовом документе особенно полезно для тех образцов, которые часто рассылаются для удаленного ознакомления и подписи, и имеют несколько разделов для заполнения принимающей стороной (в нашем примере первый абзац соглашения состоит из четырех изменяемых частей, требующих заполнения). Если содержимое документа после установки заполняемых форм остается неизменным для всех случаев, то для уверенности, что ни один из пунктов текста не будет изменен без ведома автора, необходимо установить ограничение прав редактирования для принимающей стороны. Это действительно действенный способ защитить целостность документа и обезопасить себя от непредвиденных последствий.

Первоначально, перед установкой защиты документа, необходимо объединить все вставленные элементы в единую группу. Поместите курсор в любую область документа и выделите весь текст, например, применив сочетание клавиш «Ctrl + A». Потом в группе «Элементы управления» вкладки «Разработчик» нажмите на кнопку «Группировать», а затем в открывшемся вложенном меню повторно нажмите раздел «Группировать».

Microsoft Word

Теперь необходимо непосредственно включить защиту документа, для чего нажмите на кнопку «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Microsoft Word

В области боковой всплывающей панели «Ограничить редактирование», которая появляется на правой стороне окна, во втором разделе «Ограничения на редактирование» установите индикатор выбора («галочку») в ячейке «Разрешить только указанный способ редактирования документа».

Microsoft Word

Далее, нажмите на черную стрелку ячейки, содержащей скрытое вложенное меню, и выберите из представленных вариантов раздел «Ввод данных в поля форм».

Microsoft Word

Затем в третьем разделе «Включение защиты» нажмите на кнопку «Да, включить защиту» чтобы применить указанные настройки.

Microsoft Word

Инструмент разработчика способен предоставить пользовательскому документу дополнительный уровень защиты, выраженный в установке пароля. Данное действие совершенно необязательно. Но если решите его применить, то введите в соответствующие ячейки значения пароля, и нажмите кнопку «ОК» для сохранения.

Microsoft Word

Теперь ваш документ полностью защищен и пользователи могут заполнять только установленные разрешенные элементы, а оставшаяся часть документа недоступна для редактирования и любых ненамеренных или намеренных изменений.

Заключение

Современные персональные компьютеры и ноутбуки обладают широчайшими возможностями и с выпуском новых вариантов моделей и версий операционных систем их способности только увеличиваются. Компьютеры задействованы для исполнения многих важных действий, используются для деловых и личных целей.

В большинстве случаев персональные компьютеры используются в рабочих процессах, важной частью которых является создание, редактирование и сохранение разнообразных текстовых документов. Текстовый редактор «Microsoft Word», массово применяемый для обработки содержимого документов, обладает различными внутренними инструментами, направленными на повышение уровня удобства и защищенности процессов использования документов. И одним из таких инструментов является функциональная вкладка «Разработчик», способная защитить документ от несанкционированного редактирования или скрытого изменения текста, модульно разрешая заполнять отдельные формы, заданные создателем документа.

Благодаря представленному в статье способу установки ограничения на редактирование в документах «Microsoft Word» с возможностью заполнения подготовленных форм пользователи смогут обезопасить содержимое своих текстовых файлов и избежать развития нежелательных ситуаций.

Author: Maxim Cherniga

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5.00 out of 5)